Fragen Sie Ihre eigenen Unterlagen.

Für das Suchen rechnen wir Personen mal Suchzeit je Woche mal 44 Arbeitswochen. Für das Prüfen rechnen wir Vorgänge mal Stunden je Vorgang. Von beiden Zeiten nehmen wir den eingesparten Anteil und multiplizieren ihn mit den Kosten einer Arbeitsstunde. Die Beträge runden wir auf 100 Euro. Eine Arbeitswoche rechnen wir mit 40 Stunden. Die Kosten neu besetzter Stellen zeigen wir getrennt und zählen sie nicht dazu.

• Suchzeit. In einer Befragung von 982 Beschäftigten gaben die Teilnehmer an, 2,8 Stunden je Woche mit dem Suchen oder Erfragen von Informationen zu verbringen [4]. Wir setzen etwas weniger an, 2,5 Stunden. Zehn Personen sind ein Beispiel.
• Eingesparter Anteil beim Suchen. In einem Laborversuch des Herstellers Microsoft fanden Teilnehmer Informationen mit einem KI-Assistenten 27 % schneller [5]. Eine Feldstudie fand über die gesamte Arbeitszeit nur 2,8 % Ersparnis durch KI-Chats [6]. Wir setzen 20 % der Suchzeit an. Bei den Voreinstellungen ist das etwa 1,3 % der Arbeitszeit, also weniger als in der Feldstudie.
• Prüfen vor einer Entscheidung. Wie oft und wie lange in Ihrem Betrieb Unterlagen geprüft werden, hat keine Studie gemessen, die wir kennen. Deshalb sind 44 Vorgänge im Jahr, also etwa einer je Arbeitswoche, mit je vier Stunden ein Beispiel. In einer Feldstudie mit 758 Beratern erledigten die Teilnehmer ihre Aufgaben mit KI um 25,1 % schneller. Bei Aufgaben, die die KI nicht beherrschte, kamen sie um 19 Prozentpunkte seltener zum richtigen Ergebnis [16]. Dort ging es um Analysen und Texte, nicht um das Prüfen von Unterlagen. Deshalb setzen wir deutlich weniger an, 15 %. Weil die Antwort die Stelle in Ihren Unterlagen zeigt, können Sie selbst prüfen, ob sie stimmt.
• Kosten einer Arbeitsstunde. Unternehmen in Deutschland zahlten 2025 im Schnitt 45,00 Euro je geleistete Arbeitsstunde [7]. Eine Stelle für promovierte Wissenschaftler kostet nach den Sätzen der DFG 88.200 Euro im Jahr, bei 1.600 Arbeitsstunden rund 55 Euro [8].
• Neu besetzte Stellen. Das Bundesinstitut für Berufsbildung hat dazu 2.668 Betriebe befragt. Für eine neu eingestellte Fachkraft fielen im Schnitt 7.643 Euro für Weiterbildung während der Einarbeitung an und 4.468 Euro dafür, dass sie in dieser Zeit weniger schaffte [17]. Zusammen sind das 12.111 Euro. Die Kosten des Bewerbungsverfahrens, im Schnitt 1.577 Euro, sind darin nicht enthalten. Zwei neu besetzte Stellen im Jahr sind ein Beispiel.
• 44 Arbeitswochen. 52 Wochen abzüglich Urlaub, Feiertagen und Krankheit. Das ist unsere Einschätzung.

Nicht eingerechnet sind die Kosten für Convalo und die Einrichtung. Die nennen wir Ihnen, sobald wir Ihre Unterlagen geprüft haben, weil sie von Ihrem Bestand abhängen.